普段仕事をしている机の上で広げていたり、仕事で生じた外や社内でのミーティングで常にMacbookとほぼ日手帳のデカイやつ(カズンといいます)を抱えて回っていて、メモを取っている様子を見た人から「いつもメモってますね」「メモの字が小さい！」「パソコンと紙のメモで使い分けてるんですか」と質問いただくことが数回あったので自分なりにこんな形で使っていますというご紹介。
正直こういったメモの取り方は右往左往を続けていて、完全にPC上に寄せてみたり所謂大学ノートにしてみたりルーズリーフ使ってみたりといろいろ試していたのだけれども、いまいまはこうしていますという話。手帳術といったところまでのレベルではないですが、4月という時期でもあるので、もし何か参考になるところがあればこれ幸いです。
さすがに実際の業務をメモしているページは貼れないので、今日のページへこんな形でやってみていますというのを書いてみました。
手帳にかいていること
TODO
基本会社ではタスクをgithub issueとして書き起こしていることが多いのでここで書くのは更に細かく砕いたり個人的に消化しないといけないタスクについて書き起こします。
ほぼ日手帳には右上に欄が設けられているのでそのまま利用しているので、基本的に席についたら手帳を開いて、まずその日のTODOになっていることを右上のTODO欄に記載します。
そして、消化したらチェック欄にチェックを入れて、仮に消化しきれないことが生じた場合は二重線で取り消した上で次の日のTODOにすぐ書き写します。
こうするといつの間にか消滅といったことも無いですし、そもそもこのあたりが滞留してきたら自分がボトルネックになっているという状況なのでタスクを適切に委譲したり仕組み化しないといけない状態だなと認識できます。
業務メモの場合
ページの大半を占める部分をメモとして利用します。ページの左側に一日の予定を時系列に書ける様にタイムラインが設けてありますが、これは別にウィークリーページがあるのでそちらに記載しています。
さて実際に取り掛かっていく仕事に対して自分は必ず見出しを付けていきます。
例えば、「◯◯用の資料提出」とか「〜について検討」といった感じで一つの仕事毎に区切りをつけていく意味を込めて見出しにします。
続けてそこで行った作業について箇条書きで起こしていきます。例えば資料提出だったら
- ◎ ◯◯用の資料提出
- 数字取得
- google docsのシートに反映
- ◯◯について経理に相談 → 解決
と言った具合に生じたオペレーションをメモしていきます。こうするとふと振り返ったときに「あ、無駄なことしたな。」といった気づきになることも多いので簡単でよいので書く様にしています。
ポイントは箇条書きにすることで頭の中で咀嚼できている証明だしメモを取っていくことへの負担が小さくなると思います。
オペレーションではなく、考えることが主な業務の場合は何かしら図を描く様にしています。格子があるのでフリーハンドでもまっすぐな線が引けるのでチャートだったり表だったりを随時整理しながら描いていきます。
大事なのは他人に見せるためのものではないから、 雑でもよいので書き出すこと。書き出して目を通してフィードバックがかかることで更にもう一段落とし込んで考えられる気がしています。
こういったところがPCでメモを作っているとできないところなので個人的には紙のメモがどうしても手放せないというのが現在までの自分の結論です*1。
ミーティングのメモの場合
ミーティングのメモの場合は見出しをつけたときにまず予定時間を書くことをします。
次に決めることを書き出す様にしています。こうすることで「この時間までに何を決めないといけないか」を意識することができます。
実際にミーティング中はPCでメモを取る様にしていて、何故かというと議論のスピードを殺さないで済むことが多いと感じていて、どうしても紙にペンよりかは自分の場合はキーボードでタイピングするほうが数倍早く記録することができる*2ということもあるので、そのほうがきちんとミーティングに参加している方の話を聞きながら記録することができるという理由だったりします。
ただ、PCでメモをとった後も自分の席に戻った後に手帳へPC上で記録した内容を要約したものを書き写します。そうすることでTODOになったことの再確認だったり、更にもっと考えないといけないところが把握できます。
報告事がある場合は枠を用意して貯めておく
予めその日に報告をする必要があるミーティング等があることがわかっていれば、一日がはじまるときページの右下に自分で枠を作っておきます。
例えば自分の場合、隔日の終業前に事業部内での共有を行うミーティングがあるのでそこでシェアしたほうがよいなという情報が生じたら随時そこに書き出すようにしています。そうしないと、いざミーティングの場になって共有漏れが生じたりすることがあるためです。
使う記号
恐らく高校生のころから使う記号の意が大きく変わってなくて以下の様に使い分けてたりします。
- ◎ : 一区切り (今の手帳上だと業務の一区切り)
- ☆ : 大事なこと
- ・ : 箇条書き
- ・(に点々がついたやつ)*3 : 気づき, ポイントだと思っていること
これは、人にお薦めというよりかは自分のなかでずっと使い続けているルールですが、自分なりのわかりやすい記号(アイコン)を設けるのはよいなと思っています。
その他
雑誌だったりの切抜だったり、紙でもらった資料もベタベタ貼っています。液体ノリを使って貼り付け。
以前はファイルに分けることも試そうとしたのですが、結果情報が散っていることに気づいたので、そうであれば手帳に集約させようと考える様になって全て寄せています。
仕事以外のことも書く
基本的に一日の業務のフローを記録していくために手帳を使っているのですが、仕事以外のこともメモしています。例えば、自分の場合左下に一日の食事の内容書いていたりするので、稀に見返すと飲み過ぎだな。とか、麺を食べ過ぎだなといったところに気づけます。
こんなところが、社会人10数年目の自分なりのメモ術だったりします。
やり方はひとそれぞれだと思うのですが、一つのやり方に固執することはないかなと思います。とりあえず自分が心がけているのは 「人間は必ず忘れるのでメモは何らか細かくとったほうがよい」 ということです。それがストックしていくことによって振り返ることができると思います。
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