私流スライド作成5原則

このエントリはGMOペパボのマネージャーによって書かれているGMO Pepabo Managers Advent Calendar 2019のエントリーです。15日目の今回は私流のスライド作成5原則を書きました。

このエントリは GMO Pepabo Managers Advent Calendar 2019 15日目のエントリーです。

昨日はminne CSのマネージャー ハヤティーによる「マイケルから学ぶ “THIS IS IT ”なチームマネジメント」でした。

さて、ここでは自分がスライド作成をする際に意識している5原則を書いてみようと思います。

自分事になるのですが私がGMOペパボでマネージャーという役職を2016年5月、2018年10月からは部長職を担って以来、増えてきた業務の一つにパワーポイントやgoogle docsでスライドを作成する機会があります。これもむやみに増えているというよりは例えば、

  • サービスを代表する立場としてセミナーなどで登壇する
  • 事業部内で共有を行うために一同に介した場で登壇する
  • 経営会議や提携先企業様との場での説明用資料として準備する

などが挙げられます。
私自身がエンジニアとして入社し業務に携わっている際もエンジニアの集まりでのLT的な場であったりでプレゼンテーションを作成することもありましたが、よりその機会やケースが広がってきました。

機会が増えるに連れ、自分なりにスライドを作成する際に意識している点などが少しずつまとまってきましたので、せっかくなのでご紹介してみようと思います。

ここでご紹介するのは作成している際の心がけというかポリシーで綺麗な資料を作るためのポリシーとは違うのでその点はご了承ください。

先に列挙してしまうと以下の様な点を意識してプレゼンテーション資料を作成しています。

1. 自己紹介スライドには発表する場とリンクするトピックを入れる 2. 登壇時間(分) = スライド(枚数) 3. 定期開催での発表はパターン化 & 引用スタート 4. 数字があったら同じ数字の規模感を頭に入れておく 5. "伝える" スライドに3要素以上入れない
私流スライド作成5原則

以下、それぞれを少しだけ詳しくご紹介していきます。

自己紹介スライドには発表する場とリンクするトピックを入れる

社内の共有会の様な性質の場所における資料では自己紹介のスライド等はないとは思いますが、社外であったりあるいはセミナーであったりするときは自己紹介のスライドを入れることが多いかと思います。
そうしたときに発表をしている場所と自分の経歴でリンクするところがあれば入れる様にしています。

例えば自分の場合、

  • ロケーション的にリンクする
    • 福岡で発表する機会があったときは高校や大学時代を過ごしたこと
    • 関西で発表する機会があったら関西にはいくらか親戚がいるということ などなど...
  • 聴衆にリンクする
    • 対象が管理職の方が多そうであればどのくらいからマネジメントに携わっているかを入れる
    • エンジニアの方が多そうであればマネジメント携わる以前はエンジニアであった紹介を入れる などなど...

だったりと「あ、この発表する人、自分とこういった共通点があるんだ」ということを知って頂くためにトピックとして加える様にしています。

この手のスライド、使い回せる要素が多いため大抵コピペで済ませてしまうことが多いところですが、改めて一度見直してみるとよいかもしれません。

登壇時間(分) = スライド(枚数)

ここは人によって発表のスタイルが違うので一概に言えないかも知れませんが自分の場合割り当てていただいている登壇時間(分)に対して同じ数の枚数のスライドを用意する様にしています。
タイトル等も含み一瞬しか利用しないスライドもあるかとは思いますがそういう類のものも含めて自分の場合、平均すると大体1枚1分が目安になっています。

15分が発表時間であれば、タイトルからまとめのスライドまで入れて15枚に収めます。
経験則なのですがこの枚数に収められない場合、大抵全編駆け足になって伝えようとしたことが伝わりきらない感覚を定性的にもっています。

ちなみに自分の場合、いきなりPowerPoint等を開いてスライドを作り始めることはせず、作成をする必要がある一週前の週末に散歩をして発表する際に伝えることの整理と流れをイメージします。そこで思いついたことを帰宅してメモ帳に箇条書きで書いて、そこからスライドに起こし始めます。

定期開催での発表はパターン化 & 引用スタート

パターン化

定期開催の場合、例えばGMOペパボEC事業部では隔月で行っている共有会「ECどうでしょう」という場を設けているのですが、そこで発表する際の流れはパターン化しています。例えば、以下の様な形です。

  • タイトル
  • 開催の意義・目的
  • P/L, KPIの状況
  • 注力施策の状況
  • まとめ

といった具合の大きなが流れです。毎回の構成を同じにしているので聞き手となる方も「おおよそ今日はこのぐらいの時間を使ってこういう流れで話がされる」という構えができるかなと思っているところと、あと更に、もう少し細かいところを書くと、上の例の中だと開催の意義・目的だったり、P/Lの説明をする前に前段として「売上、利益とは?」といったスライドも入れていて、毎回必ず同じ説明をしています。

これは、職種や経歴も全く違う人が一同に集う場であるため前提となる知識もバラバラになるため最低限前提としたい知識を同期させるためです。

引用スタート

人というのは忘れる生き物なので、自分も聞き手側だったらおそらく「あれ、前回って @hideack は何を話したっけ?」というのが人間の性ですし自然なことだと思うので振り返り用として前回使ったスライドを一枚いれたり、まとめのスライドを入れてから新しい話に繋げる様にしています。

そうすることで定期開催しているそれぞれの発表の場に連続性が出て、継続して行っている意義も見出すことができる様になります。
もちろん発表の内容によっては引用スタートでない形もすることもありますが、なんらか前回発表した内容は資料のどこかで必ず引用します。

少し脱線しますが私が行っている月の評価面談だったり1on1だったりの場では、「前回はこういうこと話しましたね」といった思い出しのところから始めています。
これも、行っている評価面談だったり1on1が離散的でなく連続的だと考えているためです。

数字があったら同じ数字の規模感を頭に入れておく

これはどちらかというと発表tipsみたいな形なのですが具体的にイメージできない数字(普段扱わない様な規模感の数字)だったりしたときは、発表を聞いている方がイメージするのに支援できる様な情報を "口頭" で説明します。
ニュース番組で「東京ドーム何杯分」といった表現をされるときの使い方に近いでしょうか。

例えば、

  • 例: 金額の規模感
    • スライド上で「oo億円」と記載
      • 「みなさんが知っている○○○という会社の売上と同じくらいです
      • 「○○○の建築費がこのくらいです」

これをあえてスライドで書かないのは注目するポイントをぶらさない様にするためで、スライドにこういった情報を入れたときに視点がそこばかりにいってしまい肝心の受け取って欲しい数字が抜けてしまうためです。

口頭で補足することで視覚で入ってくる「数字」を聴覚で上の様な情報を添えることで理解の援助をすることと、硬い話になりがちな数字の話に少し柔らかくすることができます。

"伝える" スライドに3要素以上入れない

個人的に「信号機理論」と言っているのですが、まとめのスライドや行っている発表の中で伝えたいことを入れるスライドにおいては最大でも要素は3つと決めています。
これ以上の数になると口頭で話すことも多くなり聞き手の取捨選択の数が増えてしまうと思っています。

スライドを見たときに目から入る情報として認識できるのが個人的には最大で3要素だと思っていて、そこからさらに耳を介して入ってくる情報を併せたときに理解しやすい限度としてもこの数かなと思っています。


まとめ

つらつらと書き連ねましたが、私がプレゼンテーション用の資料を作成する際に意識している5原則をご紹介しました。
もちろん、これがベストという訳でもありません。
自分自身もまだまだ「伝達力」や「説明力」が足りないと思うことが多々ありますし、今後も頂く機会を糧としてよりブラッシュアップしていくと思いますが、もし何らかの場で誰かに伝えるためのプレゼンテーション資料を作成する際のヒントにしていただけると幸いです。

あと、最後に一番大事なのは読みやすく理解しやすいスライドを作ることと同じくらいかそれ以上に自分が考えていることを伝えられるかというところなのかもしれません。

明日16日目はminneマネージャーのkeokenによる「社員名簿サービスの紹介と開発未経験マネージャー(40)の奮闘記」です。

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